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Access Rules

  • Free access applies to the majority of the scientific and technical material.
  • Restricted access applies to documents with restricted distribution, to files containing administrative documents, in particular correspondence, and to some declassified confidential material. These documents are normally closed for 30 years. Some confidential material may, exceptionnally, be closed for a longer period.

    The rules governing access to the CERN Archives are defined in the document "Rules applicable to archival material and archiving at CERN" which was adopted by the Management Board on 16th October 1997 and published at CERN as Operational Circular N° 3. The following text is an excerpt from the official document.

III. Rules for access to the CERN Archives [French version]

A. Introduction [Top]

16. Rules for access to material kept in the CERN Archives follow general archival practices applied in other international organizations and in public archives in Europe.

17. The CERN Archives are not public archives; they primarily serve as an information source for the Organization. However, access is given to persons outside CERN upon request when there is justified interest.

18. There are two categories of users, internal and external, to whom different rules of access apply :

  • Internal users are members of the personnel of CERN. They have free access to documents and files of a purely scientific nature which have not been subject to restricted distribution and which do not contain any confidential information.
  • External users are persons who are not or are no longer members of the personnel of CERN. In principle, they have to send a written request to the Archivist. If access is requested to archival material which does not have free-access status, then the request is forwarded to the Director-General to obtain authorization for consultation.

19. There exist three levels of access according to the type of archived material. The level of access to a document or file is generally decided by the creator of the document or file and is indicated in the catalogue of the CERN Archives.

  • Free access applies to the majority of the scientific and technical material archived.
  • Restricted access applies to documents with restricted distribution, to files containing administrative documents, in particular correspondence, and to some declassified confidential material. Restricted access can be imposed by the originator or by CERN Management.
  • Protected access applies to confidential material for a period of thirty years, which may be extended in exceptional cases to fifty years.

20. For consultation and information retrieval, free access to the catalogues of the CERN Archives' holdings on databases is given to users inside and outside CERN via the WWW. The catalogued records describe the documents and files held in t he CERN Archives, indicating their access status.

21. All users must contact the Archivist to gain access to the CERN Archives.

22. All users must comply with the present rules; in case of non-compliance, the Director-General may decide to prohibit future access.

B. Levels of access [Top]

1) For internal users

23. Documents and files with free-access status

Internal users have free access to these documents and files.

24. Documents and files with restricted-access status

Requests for access to documents or files with restricted-access status must be of justified interest and the intended use of the information extracted must be disclosed. CERN Management have access to all documents and files of the Organization. Division leaders and spokespersons of collaborations (or delegated persons) have unrestricted access to the documents and files of their own division or collaboration. For documents and files of another provenance, prior authorization from the originator or the Director-General is needed for consultation and/or copying. All other users who are members of the personnel of CERN need prior authorization from the originator, via the CERN Archivist. Non-staff members will be asked to fill in and sign a "Declaration" on the intended use of the information and, if applicable, concerning copies made or received from the CERN Archives.

25. Protected access

In cases where information is needed out of files whose content is partly confidential, the information may be extracted out of the file by the Archives' staff without giving access to the whole file. If the information itself is confidential or restricted, prior authorization is needed as outlined in § 24.

2) For external users

26. Documents and files with free-access status

External users need to contact the CERN Archivist, preferably in writing, to consult documents and files with free-access status.

27. Documents and files with restricted-access status

Requests for access to documents or files with restricted access must be of justified interest and the intended use of the information extracted must be disclosed. Authorized external users, having made a written request to the Director-General of CERN, may also need authorization from the originator, via the CERN Archivist, to have copies made from documents and files with restricted-access status. They must fill in and sign a "Declaration" on the intended use of the information and, if applicable, concerning copies made or received from the CERN Archives.

28. Protected access

In cases where information is needed out of files whose content is partly confidential, the information may be extracted out of the file by the Archives' staff without giving access to the whole file. If the information itself is confidential or restricted, prior authorization is needed as outlined in § 27.

C. Categories of archival material [Top]

1) Documents and files with free-access status

29. These comprise:

  • All non-confidential documents of Council more than five years old. All non-confidential documents (unrestricted distribution) of CERN experiment committees and of technical and scientific committees and boards.
  • All CERN divisional reports, technical notes, specifications, etc. with free distribution.
  • CERN yellow reports.
  • Press releases, CERN annual reports, CERN Bulletin, Experiments at CERN and similar series.
  • In general, collections of a scientific nature from CERN staff (except documents or files marked confidential).

2) Documents and files with restricted-access status

30. In general, files with a closing date of less than 30 years containing correspondence have restricted access. This applies particularly to files with provenance from the Director-General, directors and division leaders and to documents from the subordinate bodies of Council (Committee of Council, Finance Committee, Scientific Policy Committee).

31. Parts of declassified confidential material may also have restricted-access status.

3) Confidential documents and files

32. As a rule, all confidential archival material is protected from access for a pre-determined time period. Sensitive information, in particular pertaining to individuals, is confidential and is protected for thirty years dating from the year of creation of the document or the closing date of the file, extended in exceptional cases to fifty years.

33. Files compiled by Personnel Division, Finance Division, the Medical Service and the Pension Fund, as long as they remain the responsibility of these divisions or services, are not accessible via the CERN Archives. Administrative Circular N° 10 describes the conditions for access of these special collections. Archiving of these collections is subject to agreements with the CERN Archivist and future transfer of part of the collections will be subject to discussions between the relevant parties. 34. Various types of interviews with members of the personnel of CERN constitute the oral history collection. Recorded interviews are treated as confidential material, except interviews with purely scientific and technical aspects which have restricted-access status.

D. Regulations for access [Top]

1) General

35. Some of the archived documents and files have special restrictions concerning their availability for consultation, citation and/or publication imposed by their originators or by CERN Management.

36. Members of the personnel and authorized external users have access to the CERN Archives.

2) Obtaining authorization for access

37. Applications for access to the material kept in the CERN Archives should be made in writing to the CERN Archivist, indicating the reason for consultation. The form and the degree of authorization depends on the kind of collection to be con sulted and on the status of the applicant.

E. Use of archival material [Top]

38. No document may be removed from the Archives. Copies may only be made with the authorization of the Archivist and, when necessary, the originators of the document concerned.

39. The information extracted from all material belonging to the CERN Archives must be properly referenced by the user in order to identify the source.

40. Any authorization given by CERN is personal and not transferable. CERN's authorization for access to and use of its Archives in no way discharges the user from responsibilities and obligations concerning property and copyrights of CERN and of third parties.

III. Règles relatives à l'accès aux Archives du CERN [English version]

A. Introduction [Top]

16. Les règles relatives à l'accès aux archives du CERN sont conformes aux pratiques générales en matière d'archivage appliquées dans d'autres organisations internationales ainsi que dans les archives publiques en Europe.

17. Les archives du CERN ne sont pas des archives publiques; elles servent au premier chef de source d'information pour l'Organisation. Des personnes extérieures au CERN peuvent cependant y accéder sur demande lorsque leur intérêt est justifié.

18. Il existe deux catégories d'utilisateurs des archives - les internes et les externes - à qui s'appliquent des règles d'accès différentes :

  • Les utilisateurs internes sont des membres du personnel du CERN. Ils ont libre accès aux documents et dossiers de nature strictement scientifique qui n'ont pas été soumis à une diffusion restreinte et qui ne comportent pas d'information confidentielle
  • Les utilisateurs externes sont des personnes qui ne sont pas ou plus des membres du personnel du CERN. Ils doivent en principe envoyer une demande écrite à l'archiviste. S'ils demandent à avoir accès à des documents d'archives qui ne sont pas en accès libre, leur demande est transmise au Directeur général afin qu'ils puissent obtenir l'autorisation de consultation.

19. Il existe trois niveaux d'accès selon le type de documents archivés. Le niveau d'accès est en règle générale décidé par l'auteur des documents ou dossiers et indiqué dans le catalogue des archives du CERN :

  • L'accès libre s'applique à la majorité des documents archivés de nature scientifique et technique. L'accès restreint s'applique aux documents de diffusion restreinte, aux dossiers contenant des documents administratifs, en particulier de la correspondance, et à certains documents confidentiels "déclassés".
  • L'accès restreint peut être imposé par l'auteur ou par la Direction du CERN.
  • Les documents confidentiels sont protégés pendant une période de trente ans, qui peut être prolongée, dans des cas exceptionnels, jusqu'à cinquante ans.

20. Pour la consultation et la recherche d'informations, les utilisateurs du CERN et de l'extérieur ont libre accès, par le WWW, aux catalogues des documents que détiennent les archives sur des bases de données. Des notices y décrivent les documents et dossiers conservés aux archives et indiquent leur niveau d'accès.

21. Tous les utilisateurs doivent prendre contact avec l'archiviste pour pouvoir accéder aux archives.

22. Tous les utilisateurs doivent en outre se conformer aux présentes règles. Si elles ne sont pas respectées, le Directeur général peut décider d'interdire l'accès aux archives.

B. Niveaux d'accès [Top]

1) Pour les utilisateurs internes

23. Documents et dossiers en accès libre

Les utilisateurs internes ont accès libre à ces documents et dossiers.

24. Documents et dossiers en accès restreint

Les demandes d'accès aux documents et dossiers d'accès restreint doivent être fondées sur un intérêt justifié et l'utilisation à laquelle est destinée l'information recherchée doit être déclarée.  La Direction a accès aux documents et dossiers de l'Organisation dans son ensemble. Les chefs de division et les porte-parole des collaborations (ou les personnes mandatées) ont libre accès aux documents et dossiers de leur propre division ou collaboration. Pour les documents et dossiers d'une autre provenance, une autorisation préalable de l'auteur ou du Directeur général est nécessaire pour toute consultation et/ou photocopie.  Tous les autres utilisateurs qui sont des membres du personnel du CERN ont besoin d'une autorisation préalable de l'auteur, obtenue par l'intermédiaire de l'archiviste.  Il sera demandé aux non-titulaires de remplir et de signer une "déclaration "concernant l'utilisation prévue de l'information recherchée et, le cas échéant, des copies faites ou reçues des archives.

25. Documents confidentiels

Dans les cas où il n'est besoin que de trouver des informations dans des dossiers dont le contenu est partiellement confidentiel, ces informations peuvent être extraites du dossier par le personnel des archives sans qu'il soit donné accès à l'ensemble du dossier. Si l'information recherchée est, en soi, confidentielle ou d'accès restreint, une autorisation préalable est requise, comme exposé au § 24.

2) Pour les utilisateurs externes

26. Documents et dossiers en accès libre

Les utilisateurs externes doivent prendre contact avec l'archiviste, de préférence par écrit, pour consulter les documents et dossiers de libre accès.

27. Documents et dossiers en accès restreint

Les demandes d'accès aux documents et dossiers d'accès restreint doivent être fondées sur un intérêt justifié et l'utilisation à laquelle est destinée l'information recherchée doit être déclarée.  Les utilisateurs externes autorisés, après avoir formulé une demande écrite au Directeur général, peuvent également être requis d'obtenir l'autorisation de l'auteur, par l'intermédiaire de l'archiviste, pour obtenir des copies de documents ou de dossiers en accès restreint. Ils doivent remplir et signer une "déclaration" concernant l'utilisation prévue de l'information recherchée et, le cas échéant, les copies faites ou reçues des archives.

28. Documents confidentiels

Dans les cas où il n'est besoin que de trouver des informations dans des dossiers dont le contenu est partiellement confidentiel, ces informations peuvent être extraites du dossier par le personnel des archives sans qu'il soit donné accès à l'ensemble du dossier. Si l'information recherchée est, en soi, confidentielle ou d'accès restreint, une autorisation préalable est requise, comme exposé au § 27.

C. Catégories de documents d'archives[Top]

1) Documents et dossiers en accès libre

29. Ces documents et dossiers comprennent:

  • Tous les documents du Conseil non confidentiels et datant de plus de cinq ans.
  • Tous les documents non confidentiels de diffusion non restreinte des comités des expériences et des comités et commissions techniques et scientifiques.
  • Tous les rapports de division, notes techniques, spécifications, etc. du CERN qui sont de libre diffusion.
  • Les "rapports jaunes" du CERN. Les communiqués de presse, les rapports annuels de l'Organisation, le Bulletin hebdomadaire du CERN et les séries telles que "Experiments at CERN".
  • En général, les données de nature scientifique recueillies par des membres du personnel du CERN (hormis les documents ou dossiers portant la mention "confidentiel").

2) Documents et dossiers en accès restreint

30. En règle générale, les documents et dossiers dont la date de clôture remonte à moins de 30 ans et qui contiennent de la correspondance sont d'accès restreint. Cela est valable en particulier pour les documents et dossiers provenant du Directeur général, des directeurs et des chefs de division et pour les documents des organes subsidiaires du Conseil (Comité du Conseil, Comité des Finances, Comité des Directives scientifiques).

31. Certains des documents confidentiels "déclassés" peuvent également être déclarés d'accès restreint.

3) Dossiers et documents confidentiels

32. En règle générale, tous les documents d'archives confidentiels sont protégés pendant une période prédéterminée. Les informations sensibles, en particulier concernant les personnes, sont confidentielles et protégées pendant trente ans à compter de l'année de création du document ou de la date de clôture du dossier; cette période peut être étendue à cinquante ans dans des cas exceptionnels.

33. Les dossiers constitués par la Division du Personnel, la Division des Finances, le Service médical et la Caisse de Pensions ne sont pas accessibles par l'intermédiaire des archives tant qu'ils restent sous la responsabilité de ces divisions et services. La Circulaire administrative N°10 décrit les conditions d'accès de ces collections spéciales. L'archivage de ces collections est soumis à des accords particuliers avec l'archiviste.

34. Divers types d'entretiens enregistrés de membres du personnel du CERN constituent le support de l'histoire orale de l'Organisation. Les entretiens enregistrés sont considérés comme des documents confidentiels, sauf dans le cas d'entretiens de nature purement scientifique et technique, qui sont considérés comme documents d'accès restreint.

D. Réglementation de l'accès [Top]

1) Généralités

35. Certains des documents et dossiers d'archives font l'objet de restrictions particulières pour ce qui est de leur consultation, citation et/ou publication imposées par leurs auteurs ou par la Direction du CERN.

36. Les membres du personnel et les utilisateurs externes autorisés ont accès aux Archives du CERN.

2) Obtention de l'autorisation

37. Les demandes d'accès à des documents conservés aux archives devraient être adressées par écrit à l'archiviste, avec mention du motif de la consultation. La forme et le degré de l'autorisation dépend de la nature de la collection à consulter et du statut de l'intéressé.

E. Utilisation des documents d'archives [Top]

38. Aucun document ne peut être retiré des archives. Des photocopies ne peuvent être faites qu'avec l'autorisation de l'archiviste, et, si nécessaire, celle des auteurs des documents.

39. Lorsqu'il utilise des informations extraites des documents appartenant aux archives, l'utilisateur est tenu d'y faire dûment référence en identifiant sa source.

40. Toute autorisation donnée par l'Organisation est personnelle et non transmissible. Cette autorisation d'accéder aux archives de l'Organisation et de les utiliser ne libère en rien l'utilisateur des responsabilités et obligations relatives à la propriété et aux droits d'auteur du CERN et/ou de tiers.